Netherlands - BV Company Incorporation

Netherlands - BV Company Incorporation

Your Dutch company can be incorporated with just one director and one shareholder with no restrictions placed upon the nationality or residency of either. There is no minimum share capital requirements.

Documents and Information

To incorporate your Dutch company we require:

Ø Your proposed company name

Ø Director and shareholder information

Ø Proposed business activities

Documents you are required to provide:

Ø Proof of identity. Either passport, national identity card, photographic driving licence

Ø Proof of residential address

Ø Criminal Record Check, for the first officers

Ø All documents have to be certified and notorised if corporate shareholder

Incorporating a BV:

Utrust will prepare and file your company documents with the Dutch Ministry of Justice. The Duty Ministry of Justice will then issue a Certificate of No Objection.

The newly incorporated BV must register with the Trade Registry.

Company Name

Your company name can be in any language using the Latin alphabet. A request of a Dutch or English translation may be asked to ensure your name abides by the regulations. Certain words are prohibited such as names suggesting the patronage of any Government or country. Your company name must not be similar or identical to an existing name and must not be obscene or offensive.

You can carry out a free name check now using ourcompany namecheck service.

Directors

Ø Directors may be of any nationality and may reside anywhere

Ø Only one director is required

Ø There is no requirement to appoint a local resident director

Shareholders

Ø Shareholders may be of any nationality and may reside anywhere

Ø Only one shareholder is required. This can be the same person as the director

Ø Nominee shareholders are allowed. Formacompany can provide this service

Registered Office

Your company will require a registered office address in the Netherlands, where company documents will be legally served.

Netherlands - Company Incorporation

Ministry of Justice

The notary executes the deed of incorporation with the prior approval of the Ministry of Justice, which is indicated by a declaration of no objection. The deed also includes the amounts of issued and paid-up share capital and the names of the incorporators, shareholders and directors. Acquiring a declaration of no-objection from the Ministry of Justice takes around 2 to 3 days for a normal application.

Registration Number

We enter the company in the commercial register at the local Chamber of Commerce and obtain your registration number. Membership at the local chamber of commerce is mandatory, and their fees depend on the number of your.

Ø The initial annual fee for a small firm - fewer than 50 employees is around €125

Ø A medium size firm - 50-250 employees €300

Tax Registration

Register at the local tax authority - it will take the tax office 4-6 weeks to provide the tax numbers

Shares

The B.V. must keep a shareholders’ register, which lists the names and addresses of all shareholders, the amount of shares they hold, and the amount paid-up on each share.

The articles of association of the B.V. must include transfer restrictions in respect of the transfer of shares to others other than existing shareholders, their spouses and close relatives.

Shares in a B.V. may only be transferred by deed of transfer, executed before a Dutch civil-law notary.

Single Shareholder BV

Where the shares of an B.V. are all owned by one individual or one corporate entity, the company is required to inform the Trade Registry. The Trade Registry has to be notified of the name and residence of the shareholder within one week after the company becoming aware of the single share holder.

Incorporating a Dutch limited company (BV)

The B.V. (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) is the legal entity with limited liability most used for business in Holland. The BV is most suitable for an individual or a small number of shareholders, who wish to operate with limited liability.

In comparison to other countries the BV can be seen as the equivalent of the German GmbH, the American LLC, or the English Ltd.

Shareholders

A BV only requires one shareholder, who can be of any nationality.