Certificate on registered company information and company seal impression certificate

Certificate on registered company information and company seal impression certificate

Once registration of establishment has been completed for a Japanese branch office or a subsidiary company, a certificate on registered company information can be obtained from the Legal Affairs Bureau. The certificate on registered company information is a document officially certifying a company's registered information.
The principal information to be registered for a joint-stock corporation is as follows:

Ø Corporate name

Ø Location of head office

Ø Business purposes

Ø Method of giving public notice

Ø Total number of shares to be issued

Ø Types and numbers of outstanding shares

Ø Rules on the limitation of transfer of shares

Ø Amount of capital

Ø Directors

Ø Representative directors

Ø Auditors

Ø Date of company establishment

The certificate on registered company information must ordinarily be presented whenever opening a bank account, filing notifications with administrative authorities, purchasing assets for which name registration is required (real estate, securities, vehicles, telephone lines, etc.), and concluding important agreements with business partners.
On certain occasions, the company seal impression certificate will need to be submitted along with the certificate on registered company information. The company seal impression certificate is a document publicly certifying the company seal that has been registered. This certificate is used to confirm whether or not company seals placed on applications, filings, contracts, etc., have been placed there with legitimate authorization from the company; the certificate may be obtained from the Legal Affairs Bureau after completion of establishment registration. The company seal as well as the names of the persons authorized to use the seal must be applied for registration with the Legal Affairs Bureau when applying for establishment registration. The representatives of the branch office/subsidiary company are the only parties authorized to use the company seal, and their personal seal registration certificates or signature certificates must be presented when registering the company seal.
In the event of changes to the registered information or the company seal, the prescribed modification procedures must be completed promptly. Applications for registration of changes to registered information must be submitted to the Legal Affairs Bureau within two weeks of the changes for subsidiary companies, and within three weeks of the changes for branch offices.

Information listed in articles of incorporation

Articles of incorporation list "absolute matters" and "relative matters." Absolute matters are matters that must be stated for the articles of incorporation to be valid, and relative matters are matters that do not have legal effect unless stated in the articles of incorporation.

Matters listed in articles of incorporation of Kabushiki-Kaisha (joint-stock corporations)

Ø Absolute matters
Purpose, trade name, place of principal office, value or minimum amount of assets contributed at time of incorporation, name and address of each promoter

Ø Main relative matters
Names of persons contributing in kind, assets to be contributed, value of the assets, and number and type of shares assigned therefore; assets to be taken over after the coming into existence of the corporation, value thereof, and name of transferor; incorporation expenses incurred by the corporation; appointment of auditor(s); establishment of board of directors; rules on payment of dividends of surplus

Matters listed in articles of incorporation of Godo-Kaisha (limited liability companies)

Ø Absolute matters
Purpose, trade name, place of principal office, names and addresses of members, statement that all members are limited liability members, and the purpose and value of members' contributions

Ø Relative matters
Relative entries may be freely determined provided that they do not contravene the Companies Act

Notifications required after registration

After completing the process of incorporation or establishment of a branch, the following notifications need to be filed with the authorities.

National tax authorities (see Section 3 Taxes in Japan for details)

Ø Notification of incorporation in case of a subsidiary corporation
File within 2 months from date of incorporation.

Ø Notification of acquisition of status of foreign ordinary corporation in case of a branch
File within 2 months from date of acquisition of status of foreign ordinary corporation

Ø Notification of establishment of an office paying salaries.
File within 1 month from establishment of office.

Ø Application for approval of filing a blue-form tax returns (see 3.3.10(3) regarding the blue form return system) File the day before the sooner of the day 3 months after incorporation or the last day of the first business year after incorporation.
As other documents needing to be filed with the tax authorities will vary according to the circumstances of a corporation, please consult a professional for detailed advice.

Prefectural and municipal tax authorities

    Notification of incorporation or establishment of branch, etc.
    Notifications of incorporation or establishment of branch, etc. must be filed with each of the  

prefectural and municipal authorities to which local taxes are to be paid.
    As the forms required vary according to prefecture and municipality, please check the 

requirements  

   online.(Example: In the case of a head office established in Tokyo, notification must be filed 

   within  15 days of the date of start of business.)

Labor standards inspection authorities

(See SECTION 4 Human Resource Management for details)

Ø Labor standards enforcement report
This must be filed without delay when a business becomes subject to the Labor Standards Act (i.e., when it employs workers).

Ø Labor insurance: notification of establishment of labor insurance relationship and declaration of estimated insurance contributions
A business becomes subject to labor insurance as soon it employs any workers (even if just one). These documents must be filed within 10 days of the date of hiring and insurance contributions paid within 50 days.

Ø Agreement on overtime and holiday work
This must be filed in advance if workers will be required to work in excess of statutory working hours (more than 8 hours per day or 40 hours per week) or on statutory holidays (1 day per week) at a business establishment.

Ø Employment regulations
Any business ordinarily employing 10 or more workers must draw up and submit a copy of its employment regulations without delay.
Note: "Employees" here also includes representatives of corporations, such as representative directors.

Public employment security authorities
(SECTION 4 Human Resource Management for details)

Ø Notification of coverage of establishment by employment insurance (including notification of acquisition of insured status)
This must be filed within 10 days of first hiring workers.

Pension authorities (SECTION 4 Human Resource Management for details)

Ø Notification of first-time coverage by health/employees' pension insurance
File within 5 days of first hiring employees at a corporation or other establishment covered by social insurance.

Ø Notification of acquisition of insured status under health/employees' pension insurance
File within 5 days of hiring employees.

Ø Notification of addition/removal of dependents of insured employees
File within 5 days if a person (employee) covered by health insurance has dependents.

Ø Notification of acquisition of type 3 insured status under the National Pension
File within 5 days if a spouse of an insured person (employee) is a dependent.
Note: "Employees" here also includes representatives of corporations, such as representative directors.