R-Representative Office registration in China

Representative Office registration in China 

Information provided below will guide you to:

In Mainland China, there are 4 modes of business presences for foreign investors: WFOE(65%), Representative Office(20%), FIPE(10%), Joint Venture(5%). About 20% of PtC's clients chose Rep. Office as their China business entity since it's cost efficient and it requires no capital investment, , a roughly comparison between these 4 modes, check the Comparison Chart. 

Introduction of Representative Office (RO)

According to State Administration of Industry and Commerce's file: Gong Shang Wai Qi [2010] No.4, PARENT COMPANY must be established for more than 2 years

Representative Office (RO) is established by foreign companies to engage in business liaisons, quality control, product promotion, market research, exchange of technology and other permitted activities in China.

ROs are not allowed to directly engage in operational activities, RO can't issue official invoices, nor receiving payments from it's clients. State Administration of Industry and Commerce (SAIC) usually specifies in scope of business, as it shown in the Registration Certificate of ROs, that ROs can not engage in direct operational activities. Therefore, it's not a form of foreign direct investment (FDI) in China. However, some ROs are engaged in operations in a lawful or tacitly permitted way and constitute one of the direct foreign Investment forms in China, for instance: ROs of foreign law firms, ROs of foreign airlines etc.

A Representative Office in China may only engage in non-profit making activities, it can carry out the following functions: 

Ø Conduct research and survey for its parent enterprise in the local market; 

Ø Liaise with local and foreign contacts in China on behalf of the parent enterprise; 

Ø Conduct research and provide data and promotional materials to potential clients or trading partners; 

Ø Act as a coordinator for the parent enterprise's activities in China; 

Ø Make travel arrangements for parent enterprise representatives and potential Chinese clients; 

Under no circumstances may a Representative Office do the following in China: 

Ø Directly engaged in any business for profit; 

Ø Sign contracts or deals on behalf of the parent enterprise; 

Ø Represent any firm other than its parent enterprise; 

Ø Collect money or issue invoice within China for services or products; 

Ø Buy property or import production equipment. 

Features of a Representative Office

1.1. Legal Status of a Representative Office
The Representative Office is a non-legal entity operating representing it's parent company overseas. A representative office is not allowed to engage itself in business activities, issue invoices on its own, remitting outward, signing sales or purchase contracts, or receiving income from services performed but may act as a liaison and promotion office for its parent company.

1.2. Name
The name of the Representative office should be in the form of "Name of the Enterprise + Name of the City + Representative Office".

1.3. Business Address

At the beginning of setting up the Representative Office, it is advised to decide the place and building where office is going to be located first, as the address of the proposed office will have to be mentioned in the application for approval. 

Note: the business address must be located in commercial buildings approved by the government. 

1.4. Social Security in China. 

A new rule on foreign employees’ social security in effect starting October 15, 2011. It is said that if a company hires a foreign employee, the company shall register this employee with the local social security authority within 30 days of the employee receiving their work permit. 

Advantages and Disadvantages of establishing a Rep Office

What is a RO in China?

Representative Office (RO) is fairly quick, relatively inexpensive and easy way to set up in China. It is established by foreign companies and an entity involved in business activities which do not result in direct profits being made by the office. They are not allowed to operate as partnerships or sole proprietorships in China, as they are not recognized as legal persons. However, they are allowed and encouraged to conduct “indirect operational activities’, such as engage in business liaison, product promotion, market research, exchange of technology and other permitted activities in China.

Why use a RO?

RO is typically used for testing the market and probably the most common form of foreign presence in China. The RO is an excellent means by which a foreign company can become further involved in the Chinese market. Following are prompt a foreign company to set up an RO:A foreign company is looking for Chinese suppliers A foreign company is looking to make a direct investment in the Chinese market, but feels it needs to do more market research before it decides on a long-term strategy for entry into China. A foreign company already has an existing market for its products and/or services in China, but the Chinese market is not large enough to sustain a full-blown investment in China.

Advantages of establishing an RO

Ø No registered capital required.

Ø Easy to control than others business type in Hr or Tax issue

Ø The quickest, relatively inexpensive and easy to set up.

Disadvantages of establishing an RO

A. An RO is limited in the nature of the business activities in which it can engage, cannot receive any fees for its service or engage in any profit-making activities. Restricted activities include:

Ø Rendering services to any persons other than its head office

Ø Soliciting, concluding or signing business contracts with any customers or issue invoice in China.

Ø Warehousing and managing inventor conduct in China for trading purposes

Ø Other business trade or activities; whatever direct or conduct on behalf foreign parent company. Any activities other than of a liaison nature (e.g. quality

Ø control services and installation and testing services).

B. RO cannot employ staff directly. Essentially, an RO must use an authorized human resources agency in hiring its staff.

Documents required for application

Below are the documentation of Foreign Representative Office setting up in China, Item 1-5 should be prepared before bring to China:
(1)1x Certificate of Incorporations or Equivalent document certified by Chinese embassy or Chinese consulate overseas. 
(2)1x Bank Reference Letter from investor's bank to declare a good standing.
(3)A brief summary of the operations and business of the parent company, such as the principal business activities, registered address, contact phone number, fax, name of the parent company; director of parent company's passport copy 
(4)China Chief Representative: Resume; 6 photos [2 inch size] ; passport copy. 
(5)If there are Representatives to be stationed in China in addition to the Chief Representative, the resume, 2 pictures, passport copy;
(6)2x original leasing contracts of the office premise to be used by the Representative Office; the lease term should be at least 12 months; the lease contract should be register in building administer department. 

Registration and Post-registration Procedures

(1) Pre-registration
Before commencement of registration procedures stated in Section B and C stated below, all the documents and information listed above must be ready.
(2) Registration Procedure
The first step is to apply for registration with the Administration for Industry and Commerce in Shenzhen (or Guangzhou, Dongguan, Zhuhai. Once the application is approval and Business Registration License issued the post-registration procedures as listed in Section C then need to be performed.
(3) Post establishment Registration Procedures

Upon the issuance of the Registration Certificate, we will then perform the post-establishment registration procedures, including:

Ø Apply for the Representative Office 's Registration Certificate with State Administration of Industry and Commerce (SAIC)

Ø Chops made by Public Security Bureau (PSB)

Ø Apply Organization Code License by Technical Supervision Bureau (TSB)

Ø Register in Local Taxes Bureau

Ø Arrange the bank account certificate

Ø Open Foreign Currency and RMB bank account

Consign process

(1)Sign up a consign contact, with 50% deposit 
(2)Provide the required documents
(3)Prepare the application document for client to confirm and sign.
(4)Proceeding the application & registration 
(5)30 working days, accomplish

Maintenance of Representative office

1.According to the management of foreign employment regulations, foreign nationals 

who need to obtain employment in the labor sector employment permit

*Excluding Gov. Charges

2. Once the Representative Office is officially registered, it's required to maintain properly accounting records in accordance with accounting standards in China and report taxes in time. The details of our services are set out below and our fee schedule:

* Individual Income Tax Filing will be filing the third party.