Madrid trademark

Madrid trademark

Madrid Protocol 
1. What is the Madrid Protocol? 
The Madrid Protocol (Protocol), an international treaty, was adopted in 1989 in order to remove the difficulties that were deterring some countries from acceding to the Madrid Agreement (Agreement), the 1891 treaty that established the system for the international registration of trademarks. The Protocol, which has been in force since April 1, 1996, has become a convenient and economical means of securing trademark registration in member countries in Asia, Africa, Europe, the Middle East, the Pacific Rim and the Western Hemisphere.

Relevant materials available on the website of the World Intellectual Property Organization (WIPO):
Text of the treaties 

List of Contracting Parties to the Madrid Protocol

2. What are the differences between the Madrid Agreement and the Madrid Protocol? 
The main innovations introduced by the Protocol include the following:

Ø The applicant may base its application for International Registration on a pending national application, rather than having to wait until a national registration is granted.

Ø Instead of 12 months, each national trademark office can opt for a period of 18 months (or even longer, in the case of refusals based on oppositions) within which to notify the International Bureau of WIPO (Bureau) of objections to the International Registration.

Ø Each national trademark office may charge higher fees than under the Agreement. Thus, applicants should expect to pay more for trademarks filed under the Protocol; however, in many cases, the cost is still considerably less than for filing independent national applications.

Ø If, during the first five years following the date of the International Registration, the International Registration and/or any of the national applications on which the International Registration is based is refused, withdrawn or cancelled, the International Registration and the associated applications may be converted into national applications that retain the date or priority date of the International Registration. This is not the case under the Agreement.

Ø Applications under the Protocol may be in French, English or Spanish, whereas the Agreement permits only French.

Ø As the European Union (EU) is a contracting party to the Protocol (but not to the Agreement), it is possible to designate the EU in an International Registration application and thereby obtain in effect a Community Trade Mark (CTM) registration via the Protocol.

3. Who is entitled to file an application for International Registration under the Madrid Protocol? 

A party can file if that party (a) is a national of, (b) has a real and effective industrial or commercial establishment in or (c) has a domicile in one of the contracting parties to the Protocol. Thus, a party may be able to file through more than one national trademark office.

An International Registration application is filed at the Bureau through the office of origin of the basic national application or registration. It cannot be filed directly at the Bureau. 

See also Fees for International Registration Applications Under the Madrid Protocol Fact Sheet

4. How long does it take to obtain an International Registration, and what is its term? 
An International Registration can be issued rather quickly—in about three months, for an application confirmation. However, the subsequent national registrations in the contracting parties to the Protocol can take as long as 18 months (and possibly longer). It depends on the contracting parties designated in an International Registration application and whether the mark encounters any complications. International Registrations are valid for ten years from the date of receipt of the application in the office of origin. If the application is not forwarded to the Bureau within two months, the date of the International Registration is the date of receipt of the application by the Bureau.
 

5. What is the examination process?

Once an International Registration has issued, the Bureau will notify the trademark office of each contracting party of the request for an extension of protection to that country/jurisdiction. It will then be examined according to the relevant national law. The national trademark office will grant protection of the mark in that country/jurisdiction only if the application meets the local registration requirements.

The Protocol does not change local laws on the acquisition of trademark rights, application formalities and use requirements. Examination of national designations by national trademark offices remains subject to local practice and procedure. The trademark office of each contracting party is entitled to refuse protection in whole or in part. Once a refusal notice has issued from the national trademark office, generally the applicant is notified either by the Bureau or through the applicant’s agent, who has received the notice from the Bureau. In some cases, a national trademark office may notify the applicant directly. However, in either case, often the applicant must respond through a local agent, as required by the national office.

6. What is the actual protection conferred in a member country?
The protection enjoyed by the owner of an International Registration is identical to the protection that would result from a national registration with the trademark office of a contracting party to the Protocol. It is reflected in the issuance of a Statement of Grant conveyed to the Bureau and, in turn, to the applicant. Some members, such as Australia, Japan and the United States, also issue a formal registration certificate.

7. Is it possible to record International Registration assignments?
Assignments may be recorded with the Bureau either (a) for all or some of the countries/jurisdictions covered or (b) for all or some of the goods and services for which the mark is registered, but (c) only to a party that is entitled to own an International Registration under the Protocol or under both the Protocol and the Agreement. An important point to note is that the International Registration remains dependent upon the home registration for the initial five years after registration. As such, it is important for an assignee of an International Registration that is less than five years old also to take an assignment of the home registration or take other measures to assure that the home registration is maintained.

8. Which prevails, the Madrid Agreement or the Madrid Protocol? 
The Protocol prevails over the Agreement where a country/jurisdiction is bound by both the Protocol and the Agreement. The Agreement will remain applicable and continue to apply in full only in countries/jurisdictions that are bound solely by the Agreement.

9. What are the advantages of using the Madrid Protocol?
The Protocol eliminates the high filing costs typically associated with filing a separate national application in each country/jurisdiction in which protection is sought. Cost savings are also realized at the post-registration stage. Renewals, recordals of changes in the name or address of the proprietor, and assignments can be carried out centrally at the Bureau without their having to be recorded separately in each of the designated countries/jurisdictions.

The Protocol can be used to secure trademark protection economically in many countries/jurisdictions (e.g., Australia, China, the European Union, India, Japan, the Republic of Korea, Mexico, Russia and the United States), as well as in many others of commercial significance. A number of Latin American countries are moving toward adoption of the Protocol.

As the Protocol sets strict time limits (12 or 18 months) for objections to be raised by the designated offices, protection can be secured within a shorter time frame than with a national application. However, this will depend upon the national practice in the contracting parties to be designated. In some countries/jurisdictions, national applications actually may proceed to registration more quickly than the grant of protection to a national designation under an International Registration. Some thought therefore needs to be given, when considering whether to opt to file nationally or designate under an International Registration, to how long it would take for a comparable national application in the relevant country/jurisdiction to proceed to registration.

Protocol applications also benefit from the advantages afforded by the Paris Convention in obtaining a priority filing date. The Paris Convention limits the grounds on which an examining office may refuse registration to those applicable in the case of a mark filed directly with that refusing office.

The Protocol allows for applications to be filed in additional designated contracting parties after the initial filing. Note, however, that the International Registration and all national designations under that registration will fall due for renewal at the same time even if a specific country/jurisdiction was designated after the initial filing. In other words, even if the holder designates a new country/jurisdiction in the ninth year of the International Registration, he will still have to pay renewal fees at the tenth anniversary of the International Registration for all designations, including the new country/jurisdiction.

10. What are the disadvantages of using the Madrid Protocol?
The rights granted by an International Registration can be extinguished if (a) its home application does not mature to registration or (b) its home registration is cancelled during its first five years (this concept is commonly referred to as “central attack”), which is a distinct disadvantage. Although it would still be possible to transform the International Registration to national applications in the designated contracting parties if the home application/registration is successfully challenged, the total cost would actually be higher than if the national route had been used at the outset. In addition, the transformed national application may have to be reexamined de novo by the national office, although practice on this point may vary.

In the United States, the permissible descriptions of goods and services often are much narrower than in applications filed in other countries/jurisdictions. Therefore, U.S. applicants who must base their International Registration on a pending national application or issued registration often will secure an International Registration with a narrower description of goods or services than could be obtained through national filings in contracting parties to the Protocol.

11. How are the Madrid Protocol and the Community (EU) Trade Mark related?

It is possible (1) to base an International Registration upon a CTM application or registration or (2) to designate the EU under an International Registration. Note, however, that if a holder designates the EU under an International Registration he must also specify a second language in relation to that EU designation, which has to be one of the official languages of OHIM: English, French, German, Italian and Spanish. This corresponds to the “language of opposition,” which must be specified when filing a CTM application and which can be used by an opponent in opposition proceedings against an EU designation.