Setting up Hong Kong company

Setting up Hong Kong company

It is fast, easy and affordable to set up a business in Hong Kong. This page takes you through the entire process. Utrust is always on hand to help. Contact us to find out more.

Company type and name

First you need to decide on the company type and company name.

Types of company

You can choose from a range of company types to suit your business requirements.

A Limited Company is the most commonly-used company type. This is a company which is incorporated in Hong Kong, which means that the owner can take advantage of all the tax benefits and concessions available to any fully incorporated business, including the Closer Economic Partnership Arrangement (CEPA), a free trade agreement with Mainland China.

Branch Office of Parent Company. If a company incorporated outside Hong Kong establishes a place of business in Hong Kong, it must register with the Companies Registry as a ‘Registered Non-Hong Kong Company’ within one month of establishment. Unlike a subsidiary limited company, a branch office is not a separate legal entity from the parent and can leverage funds off the credit rating of its owner.

Representative Offices cannot engage in profit-making activities and can only fulfill limited functions. They are useful if a company wishes to explore the Hong Kong market before making a larger investment. If the company decides to enter into a transaction which creates a legal obligation, it must change the business to a limited company or branch office.

Company names

For limited companies incorporated in Hong Kong, the company name must not be the same as a name appearing in the index of company names kept by the Registrar of Companies. You may conduct a company name search free of charge through the Companies Registry’s Cyber Search Centre or the Company Search Mobile Service.

Company structure

Most of the limited companies incorporated in Hong Kong are private companies limited by shares.

A private limited company in Hong Kong requires at least one director who is a natural person and one company secretary. If the company has one director only, the sole director cannot be the company secretary of the company at the same time. If the company secretary is a natural person, he/she should ordinarily reside in Hong Kong. If the company secretary is a body corporate, its registered office or place of business should be in Hong Kong. A non-Hong Kong resident can be appointed as a director.

The registered office of the company must be situated in Hong Kong.

There is no requirement for shareholders to be Hong Kong residents. The sole shareholder can be a director of the company.

Hong Kong company incorporation

Once you have decided to incorporate a limited company and chosen a company name, you can apply for incorporation with the Hong Kong Companies Registry (“CR”).

One stop company incorporation and business registration

To simplify the process of setting up a limited company, any application for company incorporation includes a simultaneous application for business registration.

How to apply

You may simply deliver the following documents online at the CR’s e-Registry with the correct fees:

· Incorporation Form (Form NNC1 for company limited by shares)

· A copy of the company’s Articles of Association

· A Notice to Business Registration Office (IRBR1)

Fees

The fees for incorporating a company limited by shares are:

· Company Registration fee – HK$1,720 (If unsuccessful, an application for a refund of HK$1,425 may be made)

· Business registration fee – HK$2,000 for a one-year certificate; HK$5,200 for a three-year certificate

· Levy to the Protection of Wages on Insolvency Fund – HK$250 for a one-year certificate; HK$750 for a three-year certificate

Processing time

Online applications for company incorporation and business registration can normally be processed within one hour. If you deliver your application in hard copy form, the Certificate of Incorporation and Business Registration Certificate will normally be issued within four working days.

Register a business in Hong Kong

You need to register your business with the Business Registration Office of the Inland Revenue Department. You must register within one month of starting business.

Once you have registered your business, you must display your Business Registration Certificate at your place of business.

One stop company incorporation and business registration

To simplify the process of setting up a limited company in Hong Kong, your application for company incorporation includes a simultaneous application for business registration. Apart from the incorporation documents, you must also deliver the following to the Companies Registry when you make your application for company incorporation:

· A Notice to Business Registration Office (IRBR1)

· Business registration fee: HK$2,000 for a one-year certificate; HK$5,200 for a three-year certificate

· Levy to the Protection of Wages on Insolvency Fund: HK$250 for a one-year certificate; HK$750 for a three-year certificate

*There might be some concessions from time to time, please refer to the business registration fee and levy table  for the current charge.

Processing Times

If you submit your application for business registration in paper form, your business registration certificate will be issued in 30 minutes over the counter, or in two working days by post.

Business registration certificate applied under the one-stop company incorporation and business registration service will be issued together with the Certificate of Incorporation by the Companies Registry, normally within one hour for online applications or four working days for applications delivered in hard copy form.

Company bank accounts

Opening a business bank account in Hong Kong is straightforward.

First you need to register and incorporate your business as you will need these documents for your bank account application. Your chosen bank will advise you on what other documents you need to provide.

Banks in Hong Kong normally require a minimum deposit the amount of which varies between different banks.

Hong Kong’s anti-money laundering guidelines, Know Your Customer, mean that banks may request identity and residence information for all beneficial owners of the company before they will open an account.

Find an office in Hong Kong

Hong Kong offers a wide variety of premises to suit any business. InvestHK can help you find the space that is right for you.

Choosing a location

Central is considered Hong Kong’s main business district. Leading names in the banking, accounting, legal and corporate worlds can all be found here. Of course, office space in such a sought-after location comes at a price, so many companies choose to locate in other popular areas, including Admiralty, Wanchai, Causeway Bay, Sheung Wan and Quarry Bay on Hong Kong Island and Tsim Sha Tsui (TST) and Kowloon East on the Kowloon peninsula.

Hong Kong’s excellent public transport system means that companies can choose to locate in more affordable locations and remain easily accessible for clients and staff.

Leasing an office

Leases are typically for two to three years with an option to renew. They should always come with a full tenancy agreement. Outgoings will include:

· Cash security deposit (up to three months’ rent, including service charge and government rates)

· One-off fee to the property agent (normally one month’s rent)

· Management service charges - typically covering air conditioning, security, common areas, cleaning and other building services

· Government rates at five percent of annual rateable value, payable quarterly in advance

· Government rent is calculated at three percent of the rateable value of the property and is adjusted in step with any subsequent changes in the rateable value

· Legal fees (if you employ a lawyer to process the tenancy agreement)

Serviced or virtual offices

Serviced or virtual offices are a popular choice for newly arrived companies.

Serviced offices are available across the city, allow for short-term leases and often provide tenants with a range of secretarial services.

Virtual offices provide a mailing address and a receptionist, who will answer the phone on behalf of your company.

Industrial buildings

Hong Kong offers three main types of industrial buildings for office set-up:

Flatted factories - for general manufacturing, normally intended for sale or lease

Industrial/office premises - floor space in developments with planning permission and lease modification for industrial/office use, certified for occupation

Specialised factories - primarily purpose-built for specialised manufacturing process, usually for occupation by a single operator

Most of the flatted factories and industrial/office buildings are found in Kwun Tong and Tsuen Wan. Around 80 percent of specialised factories are in the New Territories.

Specialist centres (R&D, laboratory, high-tech facilities)

Immigration, visas and employment

While Mainland China always requires a visa for entry, Hong Kong is a separate travel area with business-friendly immigration policies.

Visitors from over 170 countries/territories enjoy visa-free entry into Hong Kong, with limits ranging between seven and 180 days.

Working visa requirements

Foreign nationals normally need a visa before living or working in Hong Kong. But Hong Kong’s light-touch visa policies mean that short-term visitors are permitted to conduct business negotiations and sign contracts while on a visitor’s visa or entry permit.

Hong Kong visa types

Employment visa

To employ people from overseas, you need to demonstrate that a prospective employee has special skills, knowledge or experience not readily available in Hong Kong. The proposed employee must be sponsored by an employer in Hong Kong.

Investment visa

This requires you to be a shareholder of a Hong Kong registered company. You can do this by:

· Registering and setting up a company in which you are the major investor, or

· Investing in a Hong Kong-based company

You will also need to produce details of the viability of your proposed business – or your financial position if you are investing in an existing company.

Capital Investment Entrant Scheme (CIES)

Approved CIES applicants can seek employment or establish a business in Hong Kong. Requirements are:

· A capital investment of HK$10 million into a legitimate asset class in Hong Kong

· Evidence that you can support yourself

· Evidence that you can support any dependents without public assistance

Dependant visa

People who successfully apply for a visa can bring their spouse and dependent children under the age of 18, provided they have sufficient funds and suitable accommodation. The limit on their stay is the same as the visa holder – who is officially the ‘sponsor’. A spouse holding a dependant visa can undertake any type of lawful employment in Hong Kong.

Hong Kong Identity Card

By law, every Hong Kong resident over the age of 11 years must carry a Hong Kong Identity Card at all times.

If you have permission to stay in Hong Kong for more than 180 days, for example on a working or investment visa, you must apply for a Hong Kong Identity Card. The application at the Immigration Department is simple and free of charge. You need to apply within 30 days of arrival in Hong Kong.

Employment Regulations

The Employment Ordinanc sets out the minimum entitlements for employees, such as statutory holidays, Mandatory Provident Fund payments, sick and maternity leave and severance and long-service payments. Employers are obliged to take out the employee’s compensation insurance policies for their employees under the Employees’ Compensation Ordinance.