Hong Kong Company Formation Requirement

Hong Kong Company Formation Requirement

Company name

u Both English and Chinese Name are acceptable.  An English company name must end with the word “Limited” and a Chinese company name must end with the characters “有限公司”.

u The Company cannot use name, which already used by other existing registered Hong Kong Company. 

u Wording such as "Trust”, "Chamber of Commerce", "Bureau", "Cooperative" etc. can not be used unless approved by Registrar of Companies.

Registered capital

u No minimum share capital requirement - the general norm is to have each shareholder takes a mimimum capital of 1 issued share of HKD 1.00 each.

u No limit or restriction on the maximum amount of share capital.

u Shares can be freely transferred, subject to a stamp duty fee.

u Bearer shares are not allowed.

Director

u Mimimum one director is required. No nationality restriction, need not be 

    resident in Hong Kong.

u Corporate director is allowed.  However, effective from 2014, at least one director, who is a natural person, is required. 

u Directors must be at least 18 years of age and must not be bankrupt or convicted for any malpractices.

Shareholder

u At least one - can be individual or corporate, no nationality restriction, no residency requirement for shareholders.

u A director and shareholder can be the same or different person.

u Shareholders must be at least 18 years of age.

u 100% local or foreign shareholding is allowed.

Company secretary 

u Appointing a company secretary is mandatory.

u The company secretary, if an individual, must be a Hong Kong resident; or if a body corporate, must have its registered office or a place of business in Hong Kong.

u In case of a sole director/shareholder, the same person cannot act as the company secretary.

u The company secretary is responsible for maintaining statutory books and company records and must ensure the company’s compliance with all statutory requirements.

Register address

u A local Hong Kong address as the registered address of the company must be provided for receiving government letters and correspondence.

u The registered address must be a physical address and cannot be a PO Box.

Public Information

u Information about company officers (i.e. directors, shareholders and company secretary) is public information as per Hong Kong Company Laws.

u It is mandatory to file details of company officers with the Hong Kong Company Registrar.

Business Registration Certificate   

A Business Registration Certificate must be applied from Inland Revenue Department within one month after incorporation.

Documents Required for Registration

u A copy of the Memorandum and Articles of Association for the company.

u A Company Incorporation Form that includes the following information:

   » Company name

   »  Registered address

   »   Particulars of shareholders, directors and company secretary

   »  Share capital registered on incorporation

   »  Number of shares taken up by subscribers

   »  For non-resident shareholders and directors:

     -  Copy of passport & overseas residential address proof

    »  For resident shareholders and directors:

    -  Copy of Hong Kong identity card

   »   For corporate shareholders and directors:

    - Copy of parent company registration documents such as Certificate of Incorporation, Business 

Registration Certificate and Memorandum & Articles of Association

Note: Officially certified translated versions for any non-English documents must be provided.

Processing Time

u Depend on the type of company – Tailor-made Company (i.e. brand new company) or Ready-made Company (i.e. Shelf Company which has been already formed with Certificate of Incorporation)

u For tailor-made company, it takes around 1 - 2 weeks whereas for ready-made company, it can be processed within 1 - 2 working days only.