Hong Kong Company Maintenance Requirement

Hong Kong Company Maintenance Requirement 

Under the HK Companies Ordinance, a Hong Kong registered company must comply with the below requriements:

Annual Return

♦  File an Annual Return with the Companies Registry according to the anniversary date of its incorporation each year.

♦ File Notifications of Changes with the Companies Registry if there are any changes in shareholding, directors, registered office etc during the year.

Business Registration Renewal

♦ Renew Business Registration Certificate with the Inland Revenue Department (IRD) one month before expiry on an annual basis or once every three years, as the case may be.

Tax Return

♦  Submit Profits Tax Return to IRD every year to assess the tax liability of the company.

♦ A newly incorporated company will receive its first Profits Tax Return in 18 months after the date of commencement of business or the date of incorporation.

♦  File Employer’s Return with IRD to report salary paid to employee in Hong Kong each year.

Auditor's Report

♦ Prepare the following supporting documents upon submission of Profits Tax Return under the Inland Revenue Ordinance:

  » a certified true copy of Balance Sheet, Income Statement and Auditor’s Report (collectively name as audited financial statements).

  » a tax computations with supporting schedules showing how the amount of assessable profits (or adjusted loss) has been arrived at.

  » other documents as specified in the Notes and Instructions to Profits Tax Return.

Books of Accounts and Business Records  

♦ Maintain sufficient books of accounts and business records in order to prepare audited financial statements for tax return filing.

♦  Such business records must be kept for at least 7 years.

Notification of Employment

♦ Give written notice to the IRD for employing individuals in Hong Kong, notification is required to submit no later than 3 months after the date of commencement of employment, stating:

   »  full name and address of the individual

   » date of commencement

    »  terms of employment

Annual General Meeting

♦  Hold the first Annual General Meeting (AGM) within 18 months of incorporation.

♦  Unless the Registrar of Companies agrees in writing to an extension in a particular case, the period 

between AGMs must not exceed 15 months.